Aina on se ystävä. Tiedätte, että siinä, jossa on 76 ennenkuulumatonta vastaajaviestiä, 150 lukematonta tekstiä ja - uppoava - 15 964 lukematonta sähköpostia hänen postilaatikossaan. (Tai ehkä se “ystävä” olet sinä.) Joko niin, pitämällä postilaatikkosi siistinä tai saavuttamalla jopa Saapuneet-kansion nolla voi tuntua mahdottomilta #adulting-suosituksilta. Mutta digitaalisesti siivovan talon ei tarvitse olla vähiten suosikkityösi.
Koska kaikki soveltavat KonMari-menetelmää koteihinsa, pyysimme muutamia tuottavuusasiantuntijoita antamaan vinkkejä siitä, kuinka taianomainen siivoustyyli saatetaan postilaatikkoosi.
Yhdistä tilisi muihin muistiinpanosovelluksiin, kuten Evernote, jos haluat tärkeitä sähköposteja, kuten matkareittejä, kuponkeja ja vuokranantajan tietoja, jotka haluat tallentaa myöhempää käyttöä varten. "Kanssa sähköpostitse Evernote-ominaisuuteen, voit lähettää nämä sähköpostiviestit suoraan muistikirjoihin, kuten tulevista matkoista, toimeksiannoista ja tarjouksista, kertoo Evernoten toimitusjohtaja Forrest Bryant.
Vihaatko tuhlataksesi aikaa saapuvien sähköpostien arkistointiin? Helppo korjata, Bryant sanoo: ”Käynnistä älykkäät etiketit Gmailissa tai säännöt Outlookissa lajitellaksesi saamasi sähköpostit automaattisesti lähettäjän tai avainsanojen perusteella, jotta et tuhlaa arkistointiaikaa saapuvat sähköpostit sopiviin kansioihin tai hakeminen kyseiselle viestille pomolta kuukauden sisällä sitten."
Jos roskapostia täydentää postilaatikkoasi, tee tapa lopettaa tilaukset säännöllisesti esimerkiksi sovelluksen kautta Unroll.me. Voit myös peruuttaa tilauksen manuaalisesti etsimällä avainsanaa “tilaaminen” sähköpostisi hakukentästä. ”Kun minulla on viisi tai 10 minuuttia ennen seuraavaa kokousta tai olen puhelimessa pidossa, yritän lopettaa tilauksen noin viisi sähköpostia kerrallaan, mikä pitää tehtävän hallittavana ”, sanoo omistaja ja mediastrategi Shay Paulson at Merit Media.
Vaikka kokouksen ajoittamiseen nopea sähköposti näyttää kätevältä, nämä ovat juuri sellaisia ketjuja, jotka tukkivat postilaatikot. Säästä itsellesi aikaa ja estä postilaatikkojen sotkua käyttämällä verkkokalenterijärjestelmää, kuten Tarkkuuden aikataulu tai Calendly sen sijaan. "Tällä tavalla voit synkronoida sen Gmail- tai työkalenterisi kanssa ja saada ihmiset ajoittamaan tapaamis- tai juttelumisajan, kun se on kaikille sopivaa", sanoo yritysvalmentaja Lindsey Anvik.
Kuinka ärsyttävää on etsiä manuaalisesti kyseistä sähköpostia, jota tarvitset saadaksesi jotain aikaan töissä? Anvik suosittelee tarpeettomien sähköpostiketjujen vähentämistä esimerkiksi projektinhallintajärjestelmillä asana tai Basecamp. "Molemmilla on sovellus ja ilmoitukset, joiden avulla voit helposti seurata projekteja ja asiakkaita yhdessä tilassa ilman päänsärkyä lajitella ja etsiä postilaatikossasi", hän sanoo.
Jos käytät tällä hetkellä sähköpostia yhteistyöhön ihmisryhmien tai -ryhmien kanssa, Anvik sanoo ulkopuolisen chat-sovelluksen, kuten skype tai löysä voi antaa sinun helposti kommunikoida kysymyksiin ja saada välittömiä vastauksia sen sijaan, että sinun pitäisi odottaa vastausta sähköpostiin.
Natalie Wise, ”Itsekuri-käsikirja, ”On nerokas temppu saadaksesi niin paljon kilpailua allekirjoituksestasi kuin mahdollista. "Sen sijaan, että laitat vain nimesi ja otsikkosi, lisää aktiivinen sähköpostin tarkastusaika, sähköposteihisi lähettämäsi yleiset tiedot ja paras tapa ottaa sinuun yhteyttä", hän sanoo. ”Kokeile”, mieluummin puhun tekstin kautta. Voit vapaasti lähettää minulle tekstin numerollani nopeamman vastauksen saamiseksi. '”
Toinen tapa pitää puhdas postilaatikko? Lokeroudu muodostamalla neljä erillistä sähköpostitiliä, jotka palvelevat tiettyjä tarkoituksia. Ammattimainen järjestäjä ja tuottavuuskonsultti Josephine Page ehdottaa yhtä henkilökohtaisissa asioissa, toisessa työssä, toisessa sähköpostimarkkinoinnissa ja toisessa sosiaalisessa mediassa. "Jokainen sähköpostiosoite voi olla johdannainen ensimmäisestä, kuten 'douglasP' henkilökohtaiseen tai 'douglasB' yritykselle", hän sanoo. "Jokaisen sähköpostin toimintasuunnitelman tarkistaminen ja toteuttaminen on vähemmän huolestuttavaa, jos määrität erilliset sähköpostiosoitteet."
Vaikka estäisit tarpeettomia sähköposteja tuhlaamasta postilaatikkoasi, et ole poissa metsästä huoltoa varten. Justin Lavelle, BeenVerified, sanoo, että hän asettaa säännöllisen päivämäärän sähköpostien hallintaan. “Valitse aika joka viikko ylläpitää postilaatikkoasi. Tänä aikana voit estää kalenterisi ja hiljentää puhelimesi. Suojaa aika samalla tavalla kuin mitä tahansa muuta tärkeää kokousta ja järjestä ”, hän sanoo. "Pyyhi merkityksetön, arkistoi kokonaisuus ja priorisoi tehtäväluettelo."