Olipa kotitoimistosi tilanne mikä tahansa – onko sinulla oma kotitoimisto tai enemmän luova ratkaisu - Saatat tuntea, että se voisi toimia paremmin ja vaikeammin. Ehkä olet harkinnut sijoittamista a seisova työpöytä tai ergonominen tuoli. Ehkä olet etsinyt uusia järjestäjiä pitääksesi WFH-tilasi hieman siistimpänä.
Mutta ennen kuin käytät paljon rahaa, on olemassa yksi vaikuttava (ja erittäin edullinen) tapa muuttaa kotitoimistosi (ja sen seurauksena parantaa työnkulkuasi): Vähennä paperisotkua. Tästä syystä se on hyvä idea melkein kaikille:
Paperisotku on fyysistä sotkua. Kaikki paperipinosi – kertyneet postit, kuitit, tehtävälistat ja työasiakirjat – voivat fyysisesti haitata tuottavuuttasi.
Paperisotku on myös henkistä sotkua. Jaclyn Strauss, CPA, tehokkuusasiantuntija ja digitaalisen tallennustyökalun perustaja 2ndVault, sanoo, että on vaikea päästä alueelle ja tuntea inspiraatiota sotkuisessa ympäristössä. Erityisesti paperit ovat muistutuksia siitä, mitä et ole tehnyt, ja ne voivat edistää matalan tason ahdistusta.
Paperisotku on ympäristön sotkua. Kaikki tuo paperi ei yksinkertaisesti ole hyväksi ympäristölle, vaikka kierrätät uskonnollisesti.
Joten miten luot kestävämmän, vähemmän sotkuisen paperijärjestelmän?
Aloita karsimalla olemassa olevia papereita, sanoo ammatillinen järjestäjä Lauren Saltman Eläminen. Yksinkertaistettu - ja ole häikäilemätön: "Kyllä, aina tulee olemaan muutamia esineitä, kuten syntymätodistuksia ja autojen nimikkeitä, joista sinun tulee säilyttää alkuperäiset paperikopiot", Saltman sanoo. "Loput voivat mennä silppuriin tai kierrätysastiaan." Kierrätä tarpeettomat, lataa tuoteoppaat verkossa ja tallenna ne erityisiin digitaalisiin kansioihin ja käytä skannausominaisuutta sisältävää sovellusta muiden digitoimiseen paperityötä. Säilytä tärkeät paperityöt erityisessä tilassa, mieluiten toimistosi ulkopuolella.
Estä seuraavaksi paperin kerääntyminen poistamalla tarpeettomat postit ja sen sijaan, että käyttäisit paperisia tehtäväluetteloita ja muistiinpanoja, siirry Evernoteen tai Google-dokumentteihin. Muista myös, mitä tulostat. Jos saat työn tehtyä ilman asiakirjan fyysistä kopiota, valitse tämä lähestymistapa ensin. "Jos ei, tulosta se, käytä sitä ja kierrätä se työpöytäsi vieressä olevaan roskakoriin", Strauss sanoo.
Aseta lopuksi kalenterimuistutus paperien ja postin läpikäymisestä kerran viikossa, jotta toimistosi ei jää paperisotkuksi.
Paperittoman järjestelmän käyttöönotto ja siihen sopeutuminen voi viedä jonkin aikaa, mutta ajan myötä tulet todennäköisesti olemaan kiitollinen kaikesta ylimääräisestä tilasta – ja toivottavasti uudesta motivaatiosta ja keskittymisestä.
Ashley Abramson
Osallistuja
Ashley Abramson on kirjailijan ja äidin hybridi Minneapolisissa, MN. Hänen työnsä, joka keskittyi enimmäkseen terveyteen, psykologiaan ja vanhemmuuteen, on ollut esillä Washington Postissa, New York Timesissa, Alluressa ja muissa julkaisuissa. Hän asuu Minneapoliksen esikaupunkialueella miehensä ja kahden pienen poikansa kanssa.
