Kun vuosi on lähellä, ihmiset kaikkialla kamppailevat löytääkseen jonkinlaisen normaalin vaikutelman todella levottomana aikana. Mutta monilla on edelleen vastuita, jotka edellyttävät heidän olevan toiminnallisia ja tuottavia jollain tasolla, ja tunne, että keskittymistäsi vedetään jokaiseen mahdolliseen suuntaan, voi tehdä numeron tuottavuus. Tiedän, että en ole yksin, kun sanon, että keskittymiseni on saanut osuman.
Koska olen työskennellyt koko elämänsä kotona, olen kehittänyt paljon tottumuksia pitääkseen itseni motivoituneena ja kaiken päällä - mutta tottumukset, jotka työskentelivät minulle, eivät ole enää käytettävissä. Pystyin pääsemään naapurimaiden pilates-keskukselle harjoittelemaan serotoniinitasoni nostamiseksi tai työskentelemään kahvilassa tai kirjastossa, mikä antoi minulle tunteen yhteisöstä hiljaisuudessa. Koska suurin osa työstäni tehdään kahden parhaan ystäväni (Gmail ja Google Drive) kautta, jouduin löytämään keinon hallita työmäärääni, vaikka mieleni tuntuisi olevan viimeisillä jaloillaan.
Olen yksi niistä ihmisistä, jotka uskovat "postilaatikko nollaan" jokaisen päivän lopussa, ja aikaisempi hallintotapani Ennen aikoja -toiminnossa vastasin sähköposteihin heidän saapuessaan. Mutta nyt, kun tuntuu siltä, että kaikki tapahtuu kaksinkertaisella nopeudella, huomaan olevani masentunut minusta kaikesta näkökulmasta tulevasta viestintämassasta.
Lisätäkseni jonkin organisaation elämäänni keksin lajittelujärjestelmän, joka voisi auttaa minua priorisoimaan sen, mikä vaatii suurimman osan kaistanleveydestäni samalla kun mukautun visuaalisiin tarpeisiini.
Kehittämäni järjestelmä on temppu, jonka opin oppilaitoksellani suunnittelukurssilta. Opimme väriteoria, ja kuinka monella ihmisellä on luonnollisia assosiaatioita väreihin. Esimerkiksi kun näemme punaisia sävyjä, meillä on tapana liittää hyvin aggressiivisia (ja usein negatiivisia!) Asioita, kuten opettajan punainen kynä tai Slackin "Älä häiritse" -signaali.
Värisävyistä otetuilla alitajunnan vihjeillä on valtava vaikutus tiedon käsittelyyn. (Siksi, kun maalaat makuuhuoneen seiniä, saatat haluta valita värin, joka on rauhoittava niin mielesi pystyy rentoutumaan.) Kun avaan postilaatikkoni ja minua pommitetaan sähköpostilla, luonnollinen taipumukseni on sulkea kannettava tietokone. Oletustekninen suunnittelu on valkoinen, harmaa ja päävärit: nämä ovat värejä, jotka yhdistämme usein yrityksiin (katso: Googlen koko logopaletti) ja koska joku, johon visuaalisesti vaikuttaa enemmän, halusin tehdä suunnittelustani lämpimämmän ja henkilökohtainen.
Prosessi on yksinkertainen, mutta tehokas: Joka kerta kun avaan sähköpostini, katson ensin kaikki lukemattomat sähköpostit, jotka ovat tulleet tielle siitä lähtien, kun viimeksi olin postilaatikossa. Käytän 5–10 minuuttia roskapostin siivilöintiin ja arvioin sitten loput postini nopeasti: päätän minkä tarran alle se kuuluu ja kuinka nopeasti minun on vastattava.
Ensinnäkin jaoin tunnisteet neljään luokkaan, jotka määräytyvät ajan mukaan: "Vastaa tunnin sisällä", "Vastaa EOD", "Vastaa EOW" ja "Vastaa kun Mahdollinen. " Kaikki aikalappuni ovat oransseja, koska ne ovat riittävän lähellä punaisen kiireellisyyttä, mutta ilman vaistomaista hälytystä, jonka neonpunainen lähtee alitajuntaan. Kiireellinen, mutta ei stressaavaa.
Huomasin, että vapauttamalla itseni paineesta ollaan jatkuvasti käytettävissä, pystyin todella keskittymään enemmän. Asiantuntijat ovat tutkineet asettamalla “toimistotunnit” sähköposteille ja sen on osoitettu parantavan tehokkuutta, jonka koin omakohtaisesti. Niin paljon kuin minä vitsailenkinkin siitä, että sähköpostit ovat stressaavia, koska jos lähetät yhden, saat yhtäkkiä vielä kolme, se on hyvin pelottava ja stressaava, kun yrität pitää välilehtiä useista keskusteluista, joilla kaikilla on vaihteleva aste kiireellisyys. Luomalla aikaperusteisen merkintäjärjestelmän voin keskittyä siihen, mikä on etusijalla ja mitä voidaan tarkastella myöhemmin päivällä tai viikolla.
Aloin lisätä uusia tunnisteita sähköpostin luokan perusteella. Tämä tehdään, joten tiedän yhdellä silmäyksellä, mitkä tehtävistäni voin laiminlyödä eniten milloin tahansa. Tässä ovat väritarrat, jotka olen ylittänyt omien tarpeideni perusteella:
Väriteorian mukaan keltainen on ensimmäinen väri, jonka huomaat. Koska käytän sähköpostini ensisijaisesti työhön liittyviin asioihin, halusin helpon ja välittömän lipun kaikkeen työhön liittyvään kirjeenvaihtoon.
Vältä kahden värin käyttöä: punaista ja purppuraa, koska niillä on taipumus piikkiä jännitysantureita oppilaan. Tietyillä väreillä on aggressiivisempia assosiaatioita joko kylläisyyden tai yhdistymisen kautta (mainonnan ansiosta) ja asiantuntijat ovat tutkineet, mitä värejä tulisi välttää jos yrität vähentää stressiä itsestäsi. Kuten tapaa, jolla useimmat ihmiset eivät maalaisi makuuhuoneitaan kirkkaan punaiseksi, et todennäköisesti halua katsoa näyttöä, joka on täynnä punaisia tarroja.
Siitä lähtien kun aloitin postilaatikon värikoodauksen, olen huomannut merkittävän muutoksen edes ennakoinnissa avata sähköpostini. Näen visuaalisesti, mitä minun on kiinnitettävä huomioni ja milloin, ja järjestelmä antaa minulle suunnitelman tehtäväluetteloni käsittelemiseksi.
Olen käyttänyt tätä järjestelmää muutama kuukausi ja vaikka maailmasta tuntuu edelleen olevan enemmän kuin minulle suurena, voin arvioida uudelleen priorisoinnin tarpeet tehokkaammin ja vastineeksi, olla tuottavampi tapa. Tunnen ehdottomasti vähemmän paineita tehdä kaikki kerralla ja tiedän yhdellä silmäyksellä, mikä tarvitsee huomioni. Ja kun pandemia päättyy, aion pitää kiinni tästä järjestelmästä vain siksi, että se tekee elämästäni hieman vähemmän stressaavaa, yksi välilehti kerrallaan.