Bill Gatesille on annettu tarjous, jota toistan jatkuvasti: ”Valitsen laiska ihmisen tekemään kovaa työtä; koska laiska ihminen löytää helpon tavan tehdä se. ”Rakastan sitä, koska se kuvastaa tunteen, jonka olen aina todennut soivan: On olemassa tapa muuttaa pahetta hyveeksi. Laiska ihmiset löytävät parhaiten helposti tapoja tehdä asioita. Sotkuisilla ihmisillä on parhaat puhdistusvinkit. Ja ihmisillä, jotka ovat itse asiassa kauheita hallita postilaatikoitaan, on parhaat neuvoja sähköpostitse kommunikoimiseksi.
Olen pyöristänyt täällä toivomattomien sähköpostien lähettäjien vankkoja neuvoja todistaaksesi sen. Ja kyllä, nimet on muokattu suojaamaan postilaatikoitaan.
”Älä lähetä sähköpostia useammalle kuin yhdelle henkilölle, ellei ehdottomasti tarvitse. En todennäköisesti vastaa siihen, koska odotan (ja toivon) nähdäkseni toisen henkilö. "
”Olen alkanut kertoa sähköposteissani ihmisille, jos et kuule minusta [kohtuulliseen päivämäärään mennessä], pyydät minua juuri sinä aamuna all-caps-otsikolla. Kun he tietävät, että olen tosissani, luulen, että nagin lupa auttaa pitämään asiat liikkeellä, vaikka yksi meistä pudottaisi pallon. "
”Toimintaohjeiden käyttö otsikossa säästää minua koko ajan. Periaatteessa kirjoita sähköpostiosoitteesi vastaanottajan ja otsikon kanssa, kerro sitten mitä tarvitset. Jotain "VAADITTU TOIMINTA: Seuraavien vuosien numerot" tai "ARVOSTELUA varten: Tilin XYZ käyttö" tai "VASTAUS VAATIVAT: huomisen kokous, laskentataulukko liitteenä. 'Jos näen jonkin näistä lihavoiduista toimintaohjeista, priorisoin sen yleensä, ja jos olen lähettäjä, minulla on paljon parempi vastaus korko.”
"Kun toimin ihmisten kanssa, jotka imevät sähköpostia, lähetän heille numeroidut luettelot kysymyksistä, joihin tarvitsen heidän vastata."
”Automaattinen vastaus on hengenpelastaja! Olen yhden naisen näyttely ja rehellisesti sanottuna kaikki, mikä saapuu postilaatikkooni kautta, ei ole ensisijaista. ”Tällä kiireisellä naisella on yritystilinsä automaattiset vastaukset jokaiselle sähköpostiviestille ja viesti, joka kutsuu asiakkaita, joilla on kiireellisiä tekstiviestejä tai puheluita, ja asettaa odotuksen hänen vastaukselle: ”Jos et ole saanut vastausta 48 tunnin sisällä, seuraa up.”
”Etiketit ovat pakollisia! Voin helposti lajitella kaiken sellaisella tavalla. Olen asettanut suodattimet arkistoimaan (ohittaa postilaatikko) automaattisesti asioihin, jotka eivät tarvitse välitöntä vastausta, joten se pitää postilaatikkoni hallittavana. "
”Jos sähköpostiviestissä käsitellään enemmän kuin kaksi lausetta, sinun on todennäköisesti parempi keskustella puhelimitse tai henkilökohtaisesti. Lisää aiheeseen mahdollisimman paljon yksityiskohtia. Sähköpostiviestien tulisi näyttää enemmän kuin isoäidiltäsi lähetettyjä kortteja. "
“Älä jatka vastaamista samaan sähköpostilankaan määräämättömäksi ajaksi, jos aihe muuttuu. Yleensä on parasta joko vaihtaa sähköpostin aiherivi tai vielä parempaa, aloittaa uusi sähköposti. Kun saat yli 100 sähköpostia päivässä, sinun on oltava tärkeä priorisoimaan vastauksia, joten jos en tiedä mistä sähköpostiviestissä on kysymys tai luulen, että se liittyy vanhaan aiheeseen, en todennäköisesti avaa sitä nopeasti. Ja se on erityisen hyödyllistä, kun joudut palaamaan takaisin etsimään vanhoja sähköposteja, jos otsikkorivi vastaa sähköpostin runkoa. "
Se näyttää olevan intuitiivinen, mutta monet kysymistämme ihmisistä sanoivat älypuhelimensa pahentavan heitä sähköpostitse. ”Tätä sääntöä yritän todella kovasti toteuttaa itselleni: älä tarkista sähköpostiosoitettasi, ellet ole käytettävissä vastaamaan sähköposteihin. Lopulta unohdan vastata joihinkin sähköposteihin tai lykätä vastaukseni, koska luin sen ja unohdin sitten, etten koskaan vastannut. Yritän todella kovasti tarkistaa vain, onko minulla aikaa ja henkistä energiaa vastata siihen hetkeksi. "
"Minulla on" sähköposti "päivittäisessä kalenterissani ja yritän pysyä siitä pois siihen saakka, kunnes 30 minuuttia on kulunut, sulken sen."
”Imetän sähköpostitse, mutta kuten viisi vuotta sitten, Gmail alkoi taikuutta lähettää kaikkea suoraan roskakoriin. En voinut ymmärtää, kuinka sitä ohjataan uudelleen, ja muutaman viikon kestäneen puolivälisen yrityksen jälkeen huomasin pitävän siitä. Nyt siirrän asiat roskakorista postilaatikkooni, jos haluan tallentaa ne; kaikki muu poistetaan taianomaisesti joka kuukausi tai jotain. ”
