Vaikka yrität liikkua uudessa uudelleensuunnitellussa Gmail-postilaatikossasi, anna meidän tehdä kätevä ehdotus, joka voisi parantaa ammatillisen viestinnän tehokkuutta kymmenkertaiseksi. Unohda yrittää pysyä mukana leipurin kymmenessä sekoittamalla sähköpostiosoitteessa. Voit sijoittaa tehokkaasti jokaisen saapuneesi viestin kolmeen toimintakansioon. Täällä he ovat.
On selvää, että ”Roskakori” on roskakori ja ”Roskaposti” on roskapostia. Entä muut 8000 viestiä, jotka näytät saavan joka päivä? Heidän on mentävä jonnekin, eikö niin?
"Myöhemmin"
Mitä laitat siihen: Sähköpostit, jotka edellyttävät suorittavan tehtävän, jota et voi tehdä tällä hetkellä. Nopeat 2 minuutin tai vähemmän viestivastaukset tulisi tehdä ASAP: na, mutta sähköpostit, joissa on pitkiä vastauksia tai viestit, joissa sinua pyydetään suorittamaan toiminto, voivat viettää aikaa tässä kansiossa, kunnes voit seurata myöhemmin.
Mitä teet sen kanssa: Muista, myöhemmin tarkoittaa myöhemmin; tämä koko järjestelmä epäonnistuu, jos et pysy tämän kansion kanssa. Aina kun sinulla on 20 minuuttia aikaa varata koko päivän ajan, tarkista myöhemmin -merkilläsi ja seuraa seuraavia toimenpiteitä ja vastauksia.
”Hold”
Mitä laitat siihen: Viestit ja säikeet, joissa on kapea ikkuna hyödyllisyyttä. Käynnissä olevien projektien työtovereiden ketjut voivat tulla täällä, samoin kuin sähköpostit, joissa on vahvistusnumerot tai seurantakoodit.
Mitä teet sen kanssa: Kiristät ketjuja täällä, koska tarvitset helpon pääsyn niihin ainakin vähän aikaa, joten voit pudota täältä löytääksesi tarvitsemasi tiedot. Mutta sinun on puhdistettava tämä säännöllisesti - ehkä kerran viikossa tai niin? - pitääksesi kaiken tuoreena ja siistinä. Viestit siirtyvät Pito-kansiosta joko Roskakoriin tai seuraavaan vaihtoehtoon…
”Arkisto”
Mitä laitat siihen: Tämä on pitkäaikainen sähköpostikirjastosi. Jos sähköposti sisältää jotain sinä tietää tarvitset tietä myöhemmin rivillä - kuten verkkofoorumin kirjautumistiedot tai pitkään valmistuneen projektin viimeiset tiedostot - pinoa se tähän myöhempää käyttöä varten.
Mitä teet sen kanssa: Jätä se rauhaan... kunnes tarvitset jotain. Käytä sitten sähköpostiohjelmasi hakutoimintoa viestien hakemiseen arkistokirjastostasi ja saadaksesi tarvitsemasi tiedot heti.