Valitsemme nämä tuotteet itsenäisesti - jos ostat jostakin linkistämme, voimme ansaita palkkion.
Viestissämme järjestämisestä toisena päivänä Li kirjoitti: Tarvitsen apua paperin ryöstämisessä. Käsittelin sitä kunnossa, kun olin yksin, mutta nyt kun teen paperityötä / laskuja koko perheelle, olen hukkumassa arkistoimattomaan paperiin. En halua valokuvia kauniista arkistokaappeista, haluan ideoita siitä, miten tiedostokaappeihin menevä järjestetään. Selvä!
Kuten luvattiin, ei kuvia kauniista arkistokaappeista (tosin jos etsit sitä, käy vain omien kokemusten ja vinkkien avulla). Olemme kotona hyvin organisoituneita, mutta jouduimme jonkin aikaa huolehtimaan kaikesta pienyrityksen paperityöstä, joten meillä on kokemusta siitä, että käsittelemme paljon sitä ja pidämme sitä suorana.
On 3 pääluokkaa, kuinka syöttää paperitöitä seinämiin: jättämättä sitä taloon, poistamalla ja yksinkertaistamalla mitä se tekee, ja lopulta keksimässä järjestelmä paperityötä varten, joka sinun on ripustettava päälle.
1) Älä anna sen sisään.
Voitko vähentää paperityötä ennen kuin se jopa pääsee taloon? Kokeile maksaa laskuja ja tarkastella tiliotetta verkossa sen sijaan, että saat tiliotteita ja laskuja postitse. Jos ostat jotain verkossa kuitin tulostamisen sijaan, tulosta pdf-muotoon ja tallenna kuitti sen sijaan tietokoneesi kuittitiedostoon. Asenna ja käytä kiitorata lajitellaksesi postin heti, kun se tulee, heitä roskapostit suoraan kierrätysastiaan ennen kuin niistä tulee kasa käsiteltäväksi myöhemmin. Vielä parempi, peruuttaa luettelot, joita et halua vastaanottaa ja ota itsesi pois roskapostilistoilta
2) Poista ja yksinkertaista. AKA Internet on ystäväsi.
Saatat joutua käsittelemään arkistokaappeissa jo olevat paperityöt, ennen kuin sinulla on edes tilaa tai uusia asioita. Harkitse sijoittamista johonkin fujitsun skannaus vähentääksesi kaappeja, työpöytääsi tai lattiaasi aiheuttavaa paperityötä vakavasti. Voit skannata vanhoja kuitteja ja asiakirjoja, jotka sinun on säilytettävä, mutta joilla ei tarvitse olla alkuperäistä. Sinun on edelleen järjestettävä tiedostot tietokoneellasi, mutta se ei ole fyysisesti niin rasittava.
Varmista, ettet ripusta paperitöihin, joita et enää tarvita. Pankki- ja luottokorttilaskelmiin pääsee verkossa, joten sinun ei tarvitse pitää kiinni papereista. Varmista, että pilkotaan nämä asiakirjat. Yksi suurimmista eroista meille oli, kun oikotimme kaikki vanhat matkapuhelinlaskut, sen oli täytynyt vapauttaa 6 tuumaa arkistokaappiin. Onko sinulla vanhoja käsikirjoja laitteille, joita et edes omista? Voitko käyttää käyttöopasta verkossa, jos omistat silti jääkaapin, dvd-soittimen, matkapuhelimen jne.? Päästä eroon niistä.
3) Järjestä
Pidämme tämän järjestäjä pöydälle, jotta voimme heti arkistoida kuitit, blogiideat ja maksettavat laskut. Tämä eliminoi paalut. Pidämme myös tiedostoja erilaisista projekteista, joissa työskentelemme, tai mistä tahansa, jota meidän on käytettävä usein. Meillä on suurempi muovipankin laatikko että pidämme kaapissa kaikkea muuta. (Vanhassa työssämme saisimme uuden jokaisesta vuodesta, niin että se oli jo valmis arkistoitavaksi varastoon heti, kun vuosi oli ohi ja meillä ei tarvinnut olla suurta rumaa arkistokaappia).
On tärkeää, että sinulla on järjestelmä, joten valitse päivä laskujen maksamiseen kuukausittain ja pysy sitten siinä. Suosittelemme työskentelemään ylimääräisen 15 minuutin kuluttua arkistoimisesta joka kerta, kun istut maksaaksesi laskuja, olet yllättynyt, kuinka paljon voit arkistoida 15 minuutissa. Tämä rakentaa automaattisen korttipaikan, jolla voit pitää paperiräpän päällä, kun olet saanut sen hallintaan.
Joten, todellinen arkistointijärjestelmämme: Aakkosellinen. Se on yksinkertainen ja toimii. Autosta lääketieteelliseen vastaanottamiseen kuitteihin veroilmoituksiin laitoimme sen vain järjestykseen. Jokaisessa tiedostossa siirrymme edestä taaksepäin, vanhimmasta viimeisimpään, joten tiedämme aina, että viimeisin lasku on kansion takana. Se on tyhjä.
Epilogi.
Kuten kaikessa purkamisessa, on tärkeä muistaa, että asioiden saaminen kesti jonkin aikaa ulottumattomissa, joten yrittämällä puuttua kaikkiin kerralla saa sinut todennäköisesti tuntemaan olevansa menossa hullu. Aloita vauvanaskeleet ja ole johdonmukainen, ja olet yllättynyt siitä, kuinka paljon edistyt.